Redegjørelse etter Åpenhetsloven
Regnskapsåret 2024
1. Generell beskrivelse av virksomheten
Organisering
Stiftelsen Sana er en ideell-, humanitær-, og politisk og religiøst nøytral stiftelse med mellommenneskelige verdier som hovedfokus. Stiftelsen er organisert med et styret som øverste organ. Administrerende direktør er en del av ledergruppen, som også inkluderer driftsdirektør, HR leder, fagdirektør, teknisk direktør og økonomidirektør. I tillegg består administrasjonen av tre spesialrådgivere. Hvert asylmottak ledes av en mottaksleder med tilhørende stab.
Tjenester
Stiftelsen Sana driver asylmottak på oppdrag fra Utlendingsdirektoratet (UDI). Disse mottakene inkluderer:
- Ordinære mottak: Tilbyr innkvartering og grunnleggende tjenester for asylsøkere.
- Mottak for enslige mindreårige: Spesialiserte mottak for mindreårige asylsøkere uten følge, med fokus på omsorg og trygghet.
- Transittmottak: Midlertidig innkvartering for nyankomne asylsøkere i påvente av registrering og videre bosetting.
- Akuttmottak: Hurtig innkvartering i situasjoner med økt tilstrømning av asylsøkere.
I tillegg til innkvartering inkluderer tjenestene økonomisk utbetaling, informasjonsprogram, omsorg for EMA med følgeperson, barnehage og skole for barna, og aktiviteter for å fremme sosial integrasjon og trivsel. Vi ønsker at våre beboere skal føle seg ivaretatt hos oss.
Marked
Markedet for Stiftelsen Sana består av offentlige anbud utlyst av Utlendingsdirektoratet (UDI). Kontraktene for drift av asylmottak lyses ut på Doffin og er åpne for kvalifiserte aktører som ønsker å drifte asylmottak. Dette markedet er preget av streng regulering og høye krav til kvalitet og sikkerhet.
Vårt arbeide med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt varslingsmuligheter
Stiftelsen Sana ønsker å fremme åpenhet og arbeidet med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og arbeider for overholdelse av disse i alle ledd . Våre etiske retningslinjer er forankret i styret og ledelsen og er gjort kjent for de ansatte. Aktsomhetsvurderingene i forbindelse med Åpenhetsloven gjøres i tråd med OECDs retningslinjer og følges opp gjennom Sana sitt styringssystem for ISO 9001:2015 og ISO 14001:2015
Aktsomhetsvurderingene gjøres av alle våre leverandører og forretningsforbindelser, samt for interne forhold i selskapet. Vi vurderer listen av leverandører blant annet ved å se på landrisiko, bransje- og produktrisiko, samt at vi vurderer hvor strategisk viktig en leverandør er for Sana. Hvilke leverandører, forretningsforbindelser eller interne forhold vi undersøker videre prioriteres ut fra sannsynligheten for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt konsekvensene ved eventuelle brudd.
Vi har interne kanaler for varsling av kritikkverdige forhold og etablerte rutiner for oppfølging av eventuelle varsler. Kritikkverdige forhold kan varsles i våres styringssystem, som også gir retningslinjer for oppfølging av eventuelle saker. Interne retningslinjer er tilgjengelig for alle ansatte gjennom personalhåndboken samt lederhåndboken som også er implementert i styringssystemet..
Aktsomhetsvurderingen gjøres årlig og gjennomgås av ledelsen/ styret årlig, eller hyppigere ved større endringer internt eller i leverandørkjeden.
Redegjørelsen etter Åpenhetsloven er tilgjengelig på våre nettsider og det er opprettet et eget skjema for informasjonskrav på nettsiden, i henhold til Åpenhetsloven.
2. Negative konsekvenser og risiko
Leverandører
På bakgrunn av aktsomhetsvurderingene er de vesentlige risikoene blant våre leverandører vurdert til å være risiko knyttet til utleiere av bygg, samt renholdstjenester. Risikoen som er vurdert som potensielle er brudd på arbeidstidsbestemmelser og overholdelse av HMS regler/forskrifter. Konsekvensene ved eventuelle brudd på disse reglene kan føre til at ansatte i vår leverandørkjede jobber mer enn det som er lovlig, ikke får riktig betalt, jobber uten kontrakt og beskyttelse eller ikke får tatt ut ferie som de har krav på. Andre risikoer kan være farer knyttet til manglende opplæring innen HMS.
Det er derfor i år blitt innhentet informasjon fra flere utleiere som Stiftelsen Sana benytter i sin virksomhet. Disse utleierne har blitt spurt om informasjon knyttet til arbeidsforhold, styring og HMS. Generelt er alle selskapene Stiftelsen Sana benytter hjemmehørende i Norge og underlagt norske lover, dette vurderer vi som risikoreduserende. Stiftelsen Sana har også god kjennskap til de ulike utleierne og holder tett kontakt, noe som også er med på å redusere risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Der det har vært behov for ytterligere informasjon har dette blitt fulgt opp.
Videre har også renholdsselskapene som blir benyttet på de ulike mottakene blitt sjekket opp mot Arbeidstilsynets renholdsregister. Alle de undersøkte renholdsfirmaene var godkjent av arbeidstilsynet, hvilket betyr at de blant annet kan dokumentere at alle har skriftlig arbeidsavtale og at de følger tariffavtaler.
Egen virksomhet
For interne forhold i Stiftelsen Sana er brudd på overtidsarbeid og manglende balanse mellom arbeid og fritid vurdert som vesentlige risikofaktorer. Mulige konsekvenser av eventuelle brudd kan være manglende fritid og hvile for den enkelte ansatte, eller manglende muligheter til videreutvikling.
Den samlede risiko for virksomheten anses som lav, som et resultat av de mange tiltakene vi har implementert og følger opp.
3. Tiltak
Leverandører
Vi har som følge av aktsomhetsvurderingene utarbeidet rutiner for undersøkelse av nye leverandører av utleie av boliger, før inngåelse av større kontrakter. Som del av disse undersøkelsene sjekkes det opp hvordan utleieren overholder krav til av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Egen virksomhet
Stiftelsen Sana har gode rutiner for oppfølging av arbeidstider og hvordan den påvirker den enkelte ansatte. I år har stiftelsen hatt fokus på gode styringssystemer for å redusere risiko i sitt arbeid, og er nå sertifisert både i forhold til kvalitet (ISO 9001) og har startet med implementering av miljø (ISO 14001). Disse tiltakene er gjennomført for å sikre effektiv styring med fokus på kontinuerlig forbedring. I løpet av det siste året har det også blitt innført ny personalhåndbok og lederhåndbok, som styrker de ansattes tilgang til informasjon om sine rettigheter og plikter.